Committee Resources
Running a Club, Society, SLS or Association can be a scary thing, and often a very daunting challenge. But fear not; support is at hand to help you manage and run successful Student Groups.
This is your online resource on everything you may need to know, from how to upload a finance request, to publicising that big event. If you do need more information, some help or just someone to chat an idea through with then please do give one of the Activities Team an email or call.
Policies & Procedures
Activities Laws - The Activities Laws are a detailed guide to how the Activities Department supports your Group and how you should lead your Group.
Committee Handbook 2024-2025 - This document outlines all the information you need to know when running a Society.
Societies Funding Policy 2024-2025
Committee Elections Guidelines
Forms & Templates
Guild of Societies Constitution Template - ENG
Athletic Union Constitution Template - ENG
Societies Development Plan Template - Please complete and return to Societies@cardiff.ac.uk
Associate Membership Form - Non-Cardiff University students can apply to join your Club or Society as an Associate Member by completing this form and sending it to the Committee for approval. The Committee will then need to send to SU Finance
Trip Form Template (For day trips only) - Please return to staff contact 1 working day prior to departure
Trip Pack Template (For overnight trips only) - Please return to your staff contact 2 working days prior to departure
Participant Pack Template - Send to club members attending your trip to be aware of itinerary, trip information, emergency contacts etc.
Tours and Big Trips Guidance
Event and Guest Speaker Booking Form - Use this form to declare Guest Speakers to the SU. Return completed forms to Your Societies and Volunteering Coordinator at least 21 days before the event.
Great Hall Requirement Form - Use this form if you want to use the Great Hall for an event that has special requirements, such as catering, sound and lighting or other setup requirements. Please return it to the Societies Team or AU Team to make a booking.
General Requirement Form - Use this form if you want to use Y Plas, the Lodge or the Globe Room for an event that has special requirements, such as catering, sound and lighting or other setup requirements. Please return it to the Societies Team or AU Team to make a booking.
Coach Registration Form Template - use this form to register your coach/instructor. This is mandatory for both paid and volunteer coaches/instructors for insurance purposes.
Sponsorship Agreement Template - Use this form if you want to arrange a sponsourship agreement and have been asked to write the agreement yourself. Please Return this form to Societies Team or AU Team we must check any agreement before it is confirmed.
Sponsorship Invoices Form - Use this form if you have confirmed sponsorship. Return this form to SU Finance and the money you are receiving will be paid directly into your Club/Society Account.
Invoice Template - Use this template to produce an invoice for your Society or Sports Club e.g. for paying for an instructor.
Society Event Proposal Form - Use this template if you want to organise a larger event that is not your usual activity. Return this form to your society coordinator or club contact for approval.
Society Inventory Template - Use this template to keep track of your societies/clubs inventory
Template for Society AGM ENG
Template for Society AGM Cymraeg
Widening Access Policy Template - Use this template to create your Widening Access Policy, and set out your society or clubs goal to increase accessibility to your activity.
Social Media and Marketing Plan - Use this template to create your Social Media and Marketing Plan, and plan your group's advertising for the academic year.
Society Tier Tracker
Society Tier Tracker-Cymraeg
Societies Risk Assessment Matrix
Operating Procedures Template
Activities Risk Assessment Template-Summer 2024
Society Committee Update Emails
24-25 Committee Training Slides
Adnoddau Pwyllgor
Gall bod yn gyfrifol am glwb, cymdeithas, SLS, neu rwydwaith fod ychydig yn heriol. Ond peidiwch boeni, mae cefnogaeth ar gael i'ch helpu i reoli a rhedeg eich grwpiau myfyrwyr yn llwyddiannus.
Yma dewch o hyd i adnoddau ar-lein ar bopeth y mae angen i chi wybod amdano, o sut i wneud cais cyllid, i hyrwyddo eich digwyddiadau. Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch, ychydig o gymorth, neu sgwrs i drafod eich syniadau, e-bostiwch neu ffoniwch y Tîm Gweithgareddau.
Polisïau & Gweithdrefnau
Cyngor i Gymdeithasau Wedi Prawf Covid Positif - Mae'r ddogfen hon yn amlinellu'r camau dylech eu cymryd os yw rhywun o fewn eich cymdeithas yn derbyn prawf positif ar gyfer Covid-19.
Cyfreithiau Gweithgareddau - Mae'r Cyfreithiau Gweithgareddau yn ganllaw fanwl ar sut y mae'r Adran Weithgareddau yn cefnogi eich grŵp, a sut y dylid arwain eich grŵp.
Polisi Ymddygiad Clybiau Chwaraeon yr Undeb Athletau - Mae'r polisi hwn yn berthnasol i bob aelod a pherson sy'n gysylltiedig â chlybiau chwaraeon yr Undeb Athletau, ynghyd â chlybiau sy'n cymryd rhan mewn cystadlaethau IMG. Rydym yn argymell eich bod yn darllen y ddogfen hon yn fanwl.
Polisi Ymddygiad Gweithgareddau - Mae'r polisi hwn yn berthnasol i bob aelod a pherson sy'n gysylltiedig â chymdeithas, gwasanaeth dan arweiniad myfyrwyr, cyfryngau myfyrwyr, prosiectau gwirfoddoli, ac unrhyw grwpiau myfyrwyr eraill sy'n rhan o'r Undeb Myfyrwyr neu'n sy'n cael eu hyrwyddo ganddo. Rydym yn argymell eich bod yn darllen y ddogfen hon yn fanwl.
Llawlyfr Pwyllgorau 2024-2025 - Mae'r ddogfen hon yn amlinellu'r holl wybodaeth sydd angen i chi ei gwybod wrth redeg cymdeithas.
Ffurflenni & Thempledi
Templed Cyfansoddiad Urdd y Cymdeithasau - SAESNEG
Templed Cyfansoddiad yr Undeb Athletau - SAESNEG
Templed Cynllun Datblygu Cymdeithasau - Cwblhewch a'i ddychwelyd at societies@caerdydd.ac.uk
Ffurflen Aelodaeth Gyswllt - Gall unigolion nad sy'n fyfyrwyr ym Mhrifysgol Caerdydd gwneud cais i ymuno â'ch clwb neu gymdeithas fel Aelod Cyswllt trwy gwblhau'r ffurflen hon a'i danfon at y pwyllgor am gymeradwyaeth. Bydd wedyn rhaid i'r pwyllgor ei danfon ymlaen at adran gyllid yr UM.
Templed Ffurflen Daith (Teithiau dydd yn unig) - Dychwelwch at eich cyswllt staff 1 diwrnod gwaith cyn i chi adael.
Templed Ffurflen Daith (Teithiau dros nos yn unig) - Dychwelwch at eich cyswllt staff 1 diwrnod gwaith cyn i chi adael.
Templed Pecyn Cyfranogwr - Danfonwch at aelodau eich clwb sy'n mynychu'r daith gyda gwybodaeth am yr amserlen, cysylltiadau brys ayyb.
Canllaw Deithiau Mawr
Ffurflen Ddigwyddiad a Siaradwr Gwadd - Defnyddiwch y ffurflen hon i ddatgan siaradwr gwadd i'r UM. Dychwelwch ffurflenni wedi'u cwblhau i'ch cydlynydd o leiaf 21 diwrnod cyn y digwyddiad.
Ffurflen Ddigwyddiadau Cymdeithasau yn yr UM - Defnyddiwch y ffurflen hon os hoffech ddefnyddio un o'n hardaloedd masnachol ar gyfer digwyddiad gydag anghenion arbennig, megis arlwyaeth, sain a goleuadau ayyb. Dychwelwch y ffurflen i'r tîm cymdeithasau neu dîm yr UA i wneud archeb.
Templed Ffurflen Gofrestru Hyfforddwr - Defnyddiwch y ffurflen hon i gofrestru hyfforddwr. Mae hyn yn ofynnol ar gyfer hyfforddwyr taledig a gwirfoddol ar gyfer yswiriant.
Templed Cytundeb Nawdd - Defnyddiwch y ffurflen hon os hoffech drefnu cytundeb nawdd ac rydych wedi cael eich gofyn i ysgrifennu'r cytundeb eich hun. Dychwelwch y ffurflen at y tîm cymdeithasau neu dim yr UA er mwyn i ni ei gwirio cyn i chi gadarnhau.
Ffurflen Anfonebau Nawdd - Defnyddiwch y ffurflen hon os ydych wedi cadarnhau eich nawdd. Dychwelwch y ffurflen i'r adran gyllid a bydd yr arian rydych yn ei dderbyn yn cael ei dalu'n syth i mewn i'ch cyfrif clwb/cymdeithas.
Templed Anfoneb - Defnyddiwch y templed hwn i gynhyrchu anfoneb ar gyfer eich cymdeithas neu glwb chwaraeon e.e. ar gyfer talu hyfforddwr.
Ffurflen Cynnig Digwyddiad Cymdeithas - Defnyddiwch y templed hwn os hoffech gynnal digwyddiad mwy sydd tu allan i'ch gweithgareddau arferol. Dychwelwch y ffurflen hon at eich cydlynydd cymdeithas neu gyswllt clwb ar gyfer cymeradwyaeth.
Templed Rhestr Eiddo Cymdeithas - Defnyddiwch y templed hwn i gadw cofnod o eiddo eich cymdeithas/clwb.
Templed CCB Cymdeithas - CYMRAEG
Templed CCB Cymdeithas - SAESNEG
Templed Polisi Ehangu Mynediad - Defnyddiwch y templed hwn i greu Polisi Ehangu Mynediad, a nodwch amcanion eich cymdeithas neu glwb wrth gynyddu hygyrchedd eich gweithgareddau.
Traciwr Haenau Cymdeithas - CYMRAEG
Traciwr Haenau Cymdeithas - SAESNEG
Matrics Asesiad Risg Cymdeithasau
E-byst Diweddaru Pwyllgorau Cymdeithasau